Une analyse de l'OCDE présente les avantages et les inconvénients des audits à distance

«Une analyse de l'OCDE présente les avantages et les inconvénients des audits à distance», source article de Joe Whitworth paru le 14juillet 2023 dans Food Safety News.

Selon un rapport de l'Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE) de 71 pages, «Costs, benefits and effectiveness of remote audits for international food safety», les audits à distance ont leur place pour garantir la sécurité sanitaire des aliments, mais ne doivent pas remplacer les visites sur site.

Sur la base d'études de cas et d'une enquête de l'OCDE, le rapport examine le coût, les avantages et l'efficacité des audits à distance. Pour les études de cas, les entretiens ont eu lieu entre mai et novembre 2022 avec les autorités de 10 pays et cinq autres parties prenantes, dont Critereon, Tesco et Red Tractor. L'enquête a reçu 163 réponses entre la mi-octobre et le début décembre 2022.

L'analyse révèle que les principaux avantages sont la réduction des frais de déplacement, la réduction des empreintes d'émissions, l'utilisation flexible du temps et les possibilités de former et d'impliquer davantage de personnel.

Les inconvénients comprennent les limites de collecte des preuves d'audit, le fardeau supplémentaire du temps de préparation, les problèmes de connectivité Internet et le manque d'engagement personnel. Dans un cas, une surface de peinture inégale a été perçue à tort comme de la condensation au plafond. Le représentant sur place devait démontrer que la surface scellée était sèche et montrer sa nature inégale.

Différents points de vue

Avant le COVID-19, l'audit à distance n'était utilisé que pour les cas spécialisés à petite échelle. La pandémie a connu une augmentation significative, bien que l'utilisation ait varié selon les pays et les secteurs. Il est relativement facile pour les pays importateurs de demander un audit à distance, même à court terme, mais pour les audités, chaque réponse peut impliquer un travail considérable.

Une gamme de technologies a été utilisée dans les audits à distance, mais le plein potentiel n'a pas été réalisé. Dans quelques cas, en particulier dans le secteur privé, des outils tels que des technologies portables et des plates-formes exclusives ont été utilisés.

Les coûts, les avantages, l'efficacité et les opinions perçus sur l'utilisation continue des audits à distance variaient selon le rôle du répondant dans le système de sécurité sanitaire des aliments, qu'il s'agisse d'une autorité, d'une entreprise alimentaire, d'un auditeur ou d'un audité, d'un exportateur ou d'un importateur, d'une petite ou d'une grande entreprise, d'une entreprise développée ou en développement économique.

Le rapport a révélé que les pays émergents et en développement sont susceptibles d'être moins en mesure d'utiliser l'audit à distance en raison des lacunes de l'infrastructure numérique, de l'accès et des capacités. Cela risque d'exclure ces pays des marchés d'exportation, ou du moins de créer un désavantage concurrentiel.

La plupart des parties prenantes ont trouvé que les audits entièrement à distance étaient moins efficaces que les visites sur site, mais les audits partiellement à distance, également appelés hybrides ou mixtes, étaient les bienvenus. Beaucoup considéraient qu'ils pourraient être un «outil dans la boîte à outils», mais qu'ils devraient être limités par certains critères.

Le rapport a souligné la nécessité d'harmoniser la terminologie et d'élaborer des directives pratiques sur la manière et le moment de mener des audits à distance.

Les audits à distance trouvent leur place

L'expérience d'audit de Critereon a montré qu'il y avait toujours moins de non-conformités dans les audits à distance. Cela semblait peu probable en raison des améliorations de la conformité réelle en matière de sécurité des aliments, d'autant plus que de nombreux établissements souffraient également d'absences du personnel et d'autres perturbations et indiquaient un problème d'audit à distance.

Les audits à distance se sont concentrés sur les domaines présentant des risques relativement élevés en matière de sécurité sanitaire des aliments, notamment le secteur de l'élevage et le secteur du poisson et des fruits de mer, qui représentaient ensemble 75% des audits dans l'enquête.

Plus de 70% des auditeurs considéraient les audits à distance comme moins ou beaucoup moins efficaces que les audits sur site, tandis que plus de la moitié des audités ont déclaré qu'ils étaient aussi efficaces que les contrôles sur site.

Des questions ont été soulevées quant à la fiabilité des éléments probants d'audit à distance, y compris le risque de fausse déclaration ou de fabrication d'éléments probants, ainsi que des éléments probants de mauvaise qualité pouvant entraîner des malentendus ou des omissions.

De nombreux répondants ont déclaré que les audits à distance pourraient être utilisés pour des examens basés sur des documents, mais qu'ils étaient problématiques en remplacement de l'audit physique des établissements.

Les situations dans lesquelles les audits à distance fonctionnent comprennent les cas où le risque de sécurité sanitaire des aliments est faible ; il existe une relation établie; il y a un objectif simple comme traiter une non-conformité particulière ou pour des endroits géographiquement éloignés ou à haut risque. Ils peuvent ne pas être appropriés pour les audits des systèmes réglementaires ou pour les produits présentant des risques élevés en matière de sécurité sanitaire des aliments.

Les résultats de l'enquête ont indiqué que 33% seraient favorables à l'utilisation continue d'audits partiellement à distance et près de la moitié à une utilisation dans des circonstances spécifiques, telles que des situations d'urgence ou des scénarios à faible risque.